Arbeitszeiterfassung und Dokumentationspflicht

aus TRETOR Newsletter Ausgabe Juli 1/2014

Das Arbeitsgesetz (ArG) verlangt im Sinne des Gesundheitsschutzes der Arbeitnehmer, dass sämtliche Betriebe, welche unter das Arbeitsgesetz fallen, die geleisteten Stunden ihrer Angestellten dokumentieren und diese Daten fünf Jahre aufbewahren. Entsprechend müssen die Betriebe ein Instrument zur Verfügung stellen, welches den Mitarbeitenden ermöglicht, täglich die geleisteten Stunden so präzise wie möglich zu erfassen.
Nur wenige Personengruppen sind von den Bestimmungen des Arbeitsgesetzes ausgenommen. Gemäss Art. 3 ArG findet das Gesetz insbesondere auf Arbeitnehmer, die eine höhere leitende Tätigkeit ausüben, keine Anwendung. Entgegen der weit verbreiteten Auffassung fällt jedoch längst nicht jeder Kaderangestellte in diese Personengruppe. Nur Personen, die über weitreichende Entscheidungsbefugnisse verfügen oder Entscheide von grosser Tragweite

Demzufolge ist nur gerade das «Top-Management» einer Unternehmung nicht dazu verpflichtet, Buch über seine geleistete Arbeitszeit zu führen.

massgeblich beeinflussen und dadurch auf Struktur, den Geschäftsgang und die Entwicklung eines Betriebes oder Betriebsteils nachhaltig Einfluss nehmen können, üben eine höhere leitende Tätigkeit gemäss Gesetz aus. Demzufolge ist nur gerade das «Top-Management» einer Unternehmung nicht dazu verpflichtet, Buch über seine geleistete Arbeitszeit zu führen.
Dennoch ist für Angestellte mit grossem Entscheidungsspielraum die Vorschrift zur akribischen Zeiterfassung in der heutigen Arbeitswelt teilweise nicht verhältnismässig und wird entsprechend wenig befolgt. Das Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO) hat den Widerspruch erkannt und im Dezember 2013 eine Weisung publiziert, welche ab 1. Januar 2014 für Kaderleute und Projektleiter unter bestimmten Voraussetzungen eine vereinfachte Arbeitszeiterfassung ermöglicht. Dementsprechend sind die kantonalen Arbeitsinspektoren aufgefordert, ihr Vorgehen bei den Arbeitszeitkontrollen ab diesem Jahr in den betroffenen Unternehmen anzupassen.

Kriterien für eine vereinfachte Arbeitszeiterfassung

Projektleiter oder Kaderpersonen mit Führungsverantwortung und mit wesentlichem Entscheidungsspielraum in der Arbeitsplanung sowie der zeitlichen Einteilung können

Projektleiter oder Kaderpersonen mit Führungsverantwortung und mit wesentlichem Entscheidungsspielraum in der Arbeitsplanung sowie der zeitlichen Einteilung können von der vereinfachten Arbeitszeiterfassung Gebrauch machen.

von der vereinfachten Arbeitszeiterfassung Gebrauch machen. Dies bedeutet, dass nur noch die Anzahl geleisteter Arbeitsstunden pro Tag dokumentiert werden müssen, ohne Angabe von Zeitraum und Pausen. Voraussetzung ist, dass die betreffende Kaderperson nicht regelmässig Nacht- und Sonntagsarbeit leistet. Zudem ist eine schriftliche Vereinbarung, welche zur Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Ruhezeiten und Pausen sowie zum Verbot von Nacht- und Sonntagsarbeit verpflichtet, vom Mitarbeitenden unterzeichnen zu lassen. Im Endjahresgespräch muss die zeitliche Arbeitsbelastung thematisiert und dokumentiert werden.

Arbeitszeiterfassung gemäss gesetzlicher Vorschrift für alle übrigen Arbeitnehmenden

Für den grossen Teil der Angestellten gilt aber weiterhin die umfassende Arbeitszeiterfassungspflicht. Gestützt auf Art. 46 ArG muss gemäss Art. 73 der Verordnung 1 zum ArG die Zeiterfassung insbesondere folgende Informationen enthalten:

• die geleistete (tägliche und wöchentliche) Arbeitszeit inkl. Ausgleichs- und Überzeitarbeit sowie ihre Lage (Anfang- und Endzeitpunkt)
• die gewährten wöchentlichen Ruhe- oder Ersatzruhetage, soweit diese nicht regelmässig auf einen Sonntag fallen
• Anfang, Ende und Dauer der Pausen von einer halben Stunde und mehr

Anhand der genannten Angaben werden die verschiedenen Aspekte der Arbeits- und Ruhezeitgestaltung überprüft.
Neben der wöchentlichen Höchstarbeitszeit sind insbesondere die Vorschriften zu den maximalen täglichen Zeitvorgaben von Arbeitszeit und Pausen sowie der täglichen und wöchentlichen Ruhezeit von grosser Bedeutung. Das Arbeitsgesetz schreibt beispielsweise vor, dass der Beginn und das Ende des Arbeitstages eines einzelnen Arbeitnehmers innerhalb von 14 Stunden liegen müssen, mit Einschluss der gewährten Pausen und der geleisteten Überzeit. Weiter ist eine tägliche Ruhezeit von mindestens 11 aufeinanderfolgenden Stunden zu gewähren. Auch für Pausen gilt, abhängig von der täglichen Arbeitszeit, eine Mindestdauer. Diese und weitere Schutzbestimmungen zur Arbeits- und Ruhezeit sind in Art. 9 bis 28 ArG festgehalten.

Mit der Arbeitszeiterfassung Probleme vermeiden und den Überblick behalten

Kommt eine nicht korrekte Dokumentation der geleisteten Stunden der Angestellten ans Licht, muss mit Strafmassnahmen gerechnet werden. Im Sinne der Fürsorgepflicht muss der Arbeitgeber Kenntnis über die geleisteten Überstunden oder die geleistete Überzeit haben und entsprechend frühzeitig Massnahmen zum Abbau dieser Stunden einleiten (siehe dazu auch die nebenstehenden separaten Erläuterungen zu der arbeitsrechtlichen Unterscheidung von

Im Sinne der Fürsorgepflicht muss der Arbeitgeber Kenntnis über die geleisteten Überstunden oder die geleistete Überzeit haben und entsprechend frühzeitig Massnahmen zum Abbau dieser Stunden einleiten.

Überstunden- bzw. Überzeitarbeit). Auch in einem arbeitsrechtlichen Streitfall besteht bei lückenhafter oder fehlender Dokumentation der Arbeitsstunden Not an Beweismitteln, wenn ein Mitarbeitender ungerechtfertigt zu viele Überstunden geltend machen will.

Arbeitsrechtliche Unterscheidung von Überstunden und Überzeit

Grundlegend unterscheiden sich diese zwei Begriffe in Bezug auf die gesetzliche Grundlage: Die Überstundenarbeit ist im Obligationenrecht (OR) geregelt, die Überzeitarbeit im Arbeitsgesetz (ArG).

Überstundenarbeit

Überstundenarbeit liegt gemäss Art. 321c OR dann vor, wenn die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit überschritten wird. Vorausgesetzt wird eine betriebliche Notwendigkeit. Sie sollen keine Überforderung der Leistungsfähigkeit des Arbeitnehmers zur Folge haben und ihm entsprechend zugemutet werden können. Die Überstunden müssen im Rahmen der gesetzlichen Höchstarbeitszeit gemäss ArG liegen.
Gemäss OR gilt eine Abgeltung von Überstunden durch Lohn mit einem Mindestzuschlag von 25% oder, wenn Arbeitnehmer und Arbeitgeber damit einverstanden sind, durch Gewährung von Freizeit von mindestens gleicher Dauer. Mit schriftlicher Vereinbarung sind aber andere Regelungen möglich. Die finanzielle und auch die zeitliche Abgeltung können so ganz oder teilweise wegbedungen werden.

Überzeitarbeit

Überzeitarbeit liegt dann vor, wenn mehr Arbeitsstunden geleistet werden als maximal gesetzlich erlaubt. Die Bestimmungen zu den wöchentlichen Höchstarbeitszeiten findet man unter Art. 9 ArG.

• 45 Std./Woche für Arbeitnehmer in industriellen Betrieben sowie für Büropersonal, technische und andere Angestellte, mit Einschluss von Verkaufspersonal in Grossbetrieben des Detailhandels;
• 50 Std./Woche für alle übrigen Arbeitnehmer Diese Höchstgrenzen dürfen nur in Ausnahmefällen überschritten werden. In Art. 12 ArG werden dazu folgende Gründe aufgeführt:
• Wegen Dringlichkeit der Arbeit oder ausserordentlichen Arbeitsdranges
• Für Inventuraufnahmen, Rechnungsabschlüsse und Liquidationsarbeiten
• Zur Vermeidung oder Beseitigung von Betriebsstörungen, sofern dem Arbeitgeber andere Vorkehrungen nicht zugemutet werden können Grundsätzlich ist Überzeitarbeit nur als Tagesoder Abendarbeit und nur an Werktagen zulässig (nicht in der Nacht und am Sonntag) und es sind folgende Höchstgrenzen einzuhalten:
• Pro Tag max. 2 Std.
• Pro Kalenderjahr max. 170 Std. (bei Betrieben mit einer Höchstarbeitszeit von 45 Std./Woche) bzw. max. 140 Std. (bei Betrieben mit einer Höchstarbeitszeit von 50 Std./Woche)

Die Vergütung von Überzeitarbeit muss gemäss Arbeitsgesetz durch Auszahlung mit einem Zuschlag erfolgen (Grundlohn plus 25%). Mit Zustimmung des Arbeitnehmers kann innert eines angemessenen Zeitraumes ein Ausgleich durch Freizeit von gleicher Dauer erfolgen. Da es sich beim Arbeitsgesetz um öffentliches Recht handelt, sind diese Bestimmungen von zwingender Natur und werden von Amtes wegen durch die Behörden überwacht. Die Abgeltung durch Lohn oder Freizeit kann somit nicht wegbedungen werden.

Für die genannte Arbeitnehmerkategorie kann folglich auch für die ersten 60 Std. Überzeit eine vom OR und Arbeitsgesetz abweichende vertragliche Überstundenregelung getroffen werden.

Für Büropersonal sowie für technische und andere Angestellte, mit Einschluss des Verkaufspersonals in Grossbetrieben, ist jedoch eine Ausnahme zu beachten: Das Arbeitsgesetz verlangt für diese Arbeitnehmerkategorie bei der Vergütung von Überzeitarbeit erst dann einen Lohnzuschlag, wenn diese 60 Std. im Kalenderjahr übersteigt. Gemäss Bundesgerichtspraxis kommt für die ersten 60 Std. Überzeit Art. 321c Absatz 3 OR zum Tragen. Für die genannte Arbeitnehmerkategorie kann folglich auch für die ersten 60 Std. Überzeit eine vom OR und Arbeitsgesetz abweichende vertragliche Überstundenregelung getroffen werden. Gerne unterstützen wir Sie bei der Ausarbeitung von entsprechenden Arbeitsverträgen und Reglementen.